Compliance,  Faturação eletrónica

Modelos de fatura eletrónica: CTC, clearance, tempo real, centralizado, interoperável e muito mais...

A faturação eletrónica tornou-se uma ferramenta essencial para a gestão das empresas na era digital. No entanto, não existe um modelo único que seja aplicado uniformemente em todo o mundo. Os diferentes países adotaram abordagens diferentes, adaptando os sistemas de faturação eletrónica aos seus contextos regulamentares, económicos e tecnológicos específicos. 

Esta variedade de modelos reflete as diferentes prioridades e necessidades de cada país, desde a simplificação administrativa e a redução da fraude fiscal até à melhoria da eficiência operacional e à integração com as tecnologias emergentes. Neste artigo, exploramos a diversidade destes modelos de faturação eletrónica, analisando a forma como os diferentes países estão a implementar os seus próprios sistemas e as implicações que isso tem para as empresas que operam a nível internacional.

Para além das suas características específicas, é possível fazer uma distinção entre dois métodos de recolha de dados pós-auditoria e CTC (Continuous Transaction Controls).

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Método pós-auditoria

Os modelos de faturação eletrónica pós-auditoria são sistemas em que as faturas são enviadas diretamente do emissor para o recetor, sem necessidade de aprovação prévia pelas autoridades fiscais. Por outras palavras, as autoridades fiscais não intervêm no processo de emissão e receção de documentos eletrónicos em tempo real, mas analisam as transações posteriormente através de auditorias.

Principais aspetos dos modelos pós-auditoria

  • Transmissão direta: As faturas eletrónicas são trocadas diretamente entre o emissor e o destinatário, sem passar por uma plataforma governamental ou por um intermediário no momento da emissão.
  • Responsabilidade do contribuinte: Os emissores e os destinatários de faturas eletrónicas devem garantir que os seus registos cumprem os requisitos legais e técnicos estabelecidos pela autoridade fiscal.
  • Auditorias subsequentes: Os modelos pós-auditoria permitem uma maior agilidade operacional, mas exigem que as empresas mantenham registos precisos e organizados para poderem enfrentar com êxito as auditorias subsequentes. Durante estas auditorias, as faturas são verificadas para garantir que estão em conformidade com as regras e regulamentos fiscais e que foram corretamente registadas nos sistemas contabilísticos das empresas.
  • Flexibilidade operacional: Este modelo oferece às empresas maior flexibilidade e autonomia na gestão dos seus processos de faturação, uma vez que não estão dependentes da validação imediata por parte das autoridades fiscais.
  • Normas e padrões: Embora as autoridades fiscais não intervenham em tempo real, estabelecem normas e padrões que as faturas eletrónicas devem respeitar, tanto em termos de formato como de conteúdo.

Método CTC (Continuous Transaction Controls)

O controlo e a monitorização das transações tornaram-se essenciais para garantir a conformidade e a eficiência operacional. 

É por esta razão que muitos países estão a aprovar legislação obrigatória em matéria de faturação eletrónica e a adotar o modelo CTC. Neste sistema, a fatura eletrónica deve ser enviada em tempo real à administração fiscal nacional. Permite às autoridades recolher dados sobre a atividade das empresas em tempo real, diretamente a partir dos processos de intercâmbio de transações comerciais ou dos sistemas de gestão das empresas. 

Esta estratégia aborda as ineficiências associadas aos modelos pós-auditoria, em que as auditorias retroativas fornecem informações sobre transações muito depois da sua conclusão.

Isto não só melhora a transparência e a precisão dos registos financeiros, como também permite às empresas responder rapidamente a quaisquer problemas, minimizando o risco de sanções e multas regulamentares.

No âmbito do método de controlo contínuo das transações, são incluídos vários modelos de faturação eletrónica com processos diferenciados.

Modelo Validação CTC

O modelo Clearance caracteriza-se por requerer a validação ou aprovação da autoridade fiscal de cada fatura eletrónica antes de esta poder ser enviada ao destinatário. As faturas eletrónicas são enviadas em tempo real para a plataforma nacional do governo, que aplicará mecanismos como identificadores únicos e códigos QR a cada documento.

Permite uma gestão eficiente e precisa da informação fiscal, reduzindo a necessidade de auditorias retrospetivas.

É o modelo predominante na maioria dos países da América Latina e também tem sido aplicado na Arábia Saudita, Israel, etc...

No México, a fatura eletrónica chama-se Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) e é obrigatória para todos os contribuintes desde 214. O CFDI é emitido em formato XML, o que permite o processamento automático e a validação dos dados pelo Servicio de Administración Tributaria (SAT). Cada fatura eletrónica inclui um selo digital que garante a sua autenticidade e integridade.

Na Arábia Saudita, as faturas eletrónicas devem ser enviadas para a plataforma central através de uma API. A plataforma implementa os seguintes mecanismos de segurança: assinatura digital, geração de um identificador único universal (UUID), geração de um hash e inclusão de um código QR.

Modelo de interoperabilidade e Peppol CTC

No modelo interoperável, a informação fiscal é também enviada em tempo real, mas neste caso é enviada através de prestadores de serviços de troca de faturas eletrónicas, conhecidos como pontos de acesso. Os fornecedores de serviços têm a flexibilidade de acordar entre si os formatos a trocar, criando assim redes abertas com uma diversidade de formatos e fornecedores de serviços interoperáveis.

Um exemplo representativo desta abordagem é o modelo Peppol, em que as faturas ou documentos eletrónicos são trocados através de pontos de acesso Peppol, utilizando o formato Peppol BIS baseado em UBL 2.1 ou CII. Neste processo, o vendedor envia a fatura para o seu ponto de acesso, que transmite o documento para o ponto de acesso do comprador, que finalmente o envia para o destinatário. É conhecido como o modelo Peppol de 4 esquinas.

O Peppol é utilizado em países como a Bélgica, a Austrália ou Singapura. Os contribuintes devem enviar e/ou receber faturas eletrónicas estruturadas através da rede Peppol e a norma Peppol-BIS.

No entanto, o modelo Peppol CTC inclui um quinto ponto-chave na rede, acrescentando uma plataforma fiscal central à infraestrutura. A plataforma governamental atua como a quinta esquina. O modelo CTC do Peppol é um modelo híbrido que combina elementos de modelos CTC existentes com a infraestrutura Peppol. Enquanto, no modelo de 4 esquinas, o fluxo de intercâmbio de documentos passe pelo envio para os Access Points, no modelo de 5 esquinas adiciona-se um fluxo através do qual os Access Points enviam os documentos também para a plataforma fiscal.

Modelo centralizado

No modelo centralizado, as faturas eletrónicas são enviadas em tempo real para a plataforma nacional correspondente, que recebe e processa os documentos. A plataforma central será responsável pelo envio do documento ao destinatário. 

Este é o modelo adotado por Itália, Polónia e Roménia.

O sistema de faturação eletrónica em Itália, SdI, representa uma referência na Europa, ao ser o primeiro país da União a tornar massivo o seu uso tanto no âmbito público como privado. Desde 2014, a fatura eletrónica, denominada FatturaPA, é obrigatória na Administração Pública e, desde 2019, também é para as empresas privadas.

A Lei exige a emissão e receção obrigatórias das faturas eletrónicas através do sistema RO E-Factura, a plataforma de faturação eletrónica centralizada. Após a transmissão eletrónica da fatura, a plataforma atribui um número de identificação à fatura

Modelo de relatório em tempo real - Real Time Reporting

A declaração em tempo real consiste em enviar a fatura em tempo real à administração fiscal e, em seguida, enviá-la também ao destinatário no formato acordado entre ambos. A plataforma nacional não valida nem transmite a fatura ao destino. Funciona simplesmente como um repositório de faturas.

Há vários exemplos de utilização deste modelo, tanto para a faturação eletrónica como para a declaração eletrónica do IVA.

Modelo descentralizado

Este modelo combina vários processos dos modelos supracitados. 

Envolve tanto prestadores de serviços certificados como a plataforma central do governo. A empresa envia a fatura eletrónica ao seu prestador de serviços certificado, que valida o documento e o envia para a plataforma central. Por conseguinte, o intercâmbio de documentos entre empresas também é efetuado através dos fornecedores e não através da plataforma centralizada do governo.

França e Espanha aplicarão este modelo de faturação eletrónica.

Em França, o Portal Público de Faturação (PPF) desempenhará um papel fundamental ao centralizar todas as faturas eletrónicas trocadas no país. As empresas poderão gerir as suas faturas eletrónicas em França através de PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires).

Estas plataformas atuam como terceiros acreditados pela DGFiP para validar as faturas, enviá-las para a plataforma governamental (PPF ou Portail Public de Facturation) e enviá-las para o destinatário através da sua PDP.

Solução EDICOM: Plataforma de faturação eletrónica internacional

A faturação eletrónica num contexto global exige soluções que estejam à altura da sua complexidade. A plataforma de faturação eletrónica da EDICOM facilita e simplifica, assim, a conformidade fiscal global nos domínios B2G, B2B e B2C.

A partir de um ambiente centralizado, permite gerir todos os processos ligados ao envio e receção de faturas eletrónicas, bem como outros documentos fiscais, como relatórios de IVA, documentos de transporte ou declarações que possam ser exigidos pelas autoridades fiscais dos países onde uma empresa opera.

A plataforma EDICOM integra-se com qualquer ERP (SAP, MICROSOFT DYNAMICS, SAGE, ORACLE, etc.) para extrair os dados necessários e criar a fatura eletrónica, e permite a comunicação com as autoridades fiscais de cada país para realizar a integração de acordo com o modelo de fatura eletrónica definido em cada caso. 

As nossas soluções foram concebidas para cumprir os requisitos legais específicos de mais de 80 países. A plataforma de faturação eletrónica automatiza a geração, o envio, a receção e o armazenamento de faturas, garantindo a conformidade com as autoridades fiscais e reduzindo o risco de erros e atrasos.

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